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会议预算 - 张家界商务会议
来源:张家界中国旅行社商务会议中心 | 作者:中旅会议 | 编辑:http://www.orydf.club/
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    会议及展览的预算不是一个概念。通常而言,会议预算包括以下几个方面:
    1、交通费用
    交通费用可以细分为:
    (1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮,以及目的地车站、机场、码?#20998;?#20303;宿地的交通
    (2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用,包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
    (3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

    2、会议室/厅费用
    具体可细分为:
    (1)、会议场地租金——通常而言,场地的租赁已经包含某些常用设施,譬如激光指示笔、音响系?#22330;?#26700;椅、主席台、白板或者黑板、油?#21592;省?#31881;笔等,但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等,需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
    (2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备,如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系?#22330;?#20250;场展示系?#22330;?#22810;媒体系?#22330;?#25668;录设备等,租赁时通常需要支付一定的使用保证金,租赁费用中包括设备的?#38469;?#25903;持与维护费用。值得注意的是,在租赁时应对设备的各类功效?#38382;?#20316;出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询,以便获得最?#23460;?#30340;性价比),否则可能影响会议的进行。另外,这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同,租赁的价格可能相差很大。
    (3)、会场布置费用——如果不是特殊要求,通常而?#28304;?#37096;分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求,可以与专业的会议服务商协商。
    (4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质,如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话,其成本费用可能比市场行价要高,如果让专业会议服务商代理,将获得价格相?#21592;冉系?#24265;且服务专业的支持。
    对于这些单项服务支持,主办方应尽可能细化各项要求,并单独签订服务协议。

    3、住宿费用
    住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面?#34892;?#20215;格是完全价格,而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言,住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会?#29399;?#21153;商通常能获?#23186;?#22909;的折扣。
    正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外,还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

    4、餐饮费用
    会议的餐饮费用可以很简单,也可以很复杂,这取决于会议议程需要及会议目的。
    (1)、早餐
    早餐通常是自助餐,?#27604;?#20063;可以采取围桌式就餐,费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备,所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%,否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
    (2)、中餐及午餐
    中餐及午餐基本属于正餐,可以采取人数预算——自助餐?#38382;剑?#25353;桌预算——围桌式?#38382;健?#22914;果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供,餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
    (3)、酒水及服务费
    通常,如果在高星级酒店餐厅就餐,餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的,如果可以外带酒水消费,餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会,通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
    (4)、会场茶歇
    此项费用基本上是按人数预算的,预算时?#21830;?#20986;不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算。通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种——西?#20132;?#26412;上以咖?#21462;?#32418;茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖?#21462;?#27700;果及点心为主。
    (5)、联谊酒会/舞会
    事实?#24076;?#32852;谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容?#20934;?#31639;。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确?#24076;?

    5、视听设备
    除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比?#32454;?#26434;,包括:
    (1)、设备本身的租赁费用,通常按天计算
    (2)、设备的运输、安装调试及控制?#38469;?#20154;员支持费用,可让会?#29399;?#21153;商代理
    (3)、音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可?#28304;?#20063;可委托代理
    (4)、演员及节目
    通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在?#23460;?#22320;点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
    (5)、其他——点心、水果及调制色酒

    6、杂费
    杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
    那么,展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?
    展览预算与会议预算有相同的地方,也有不同的地方——
    相同的地方:住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。
    不同的地方:展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
    展览场地租赁:如果展览在固定的展览场地进行,那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔?#32454;?#24230;在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅?#21360;?#36164;料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁:展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
    如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等),那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议,按日计算,价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。
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